הודעות הפצה - איך עושים את זה נכון?

זוגות רבים מתחבטים בשאלות שונות בנוגע להודעות הפצה הנשלחות לאורחים, על מנת שיאשרו הגעה לאירוע שלהם. במאמר הבא נסביר מדוע הודעות הפצה הן כלי חשוב בארגון האירוע שלכם וכיצד תוכלו גם אתם לעשות זאת בקלות ולחסוך זמן התעסקות מיותר.

מעבר לשליחת הזמנות דיגיטליות לאורחים שלנו, עלינו לדעת באופן מדויק מי יגיע לאירוע שלנו ומי לא - מדובר בשלב חשוב ומהותי בארגון האירוע שלנו, כיוון שהדבר ישפיע לבסוף על אופי האירוע כולו ברמה הכללית, וכמובן על היבט הפרקטיות של ארגון האירוע.
במאמר הבא נסביר מהן הודעות ההפצה ומדוע הן קריטיות בתהליך אישורי הגעה לאירוע שלכם וכמובן כיצד תוכלו לעשות זאת בצורה הטובה ביותר.

אז מה זה בעצם הודעות הפצה?  הודעות הפצה הן למעשה הודעות sms שנשלחות לרשימת תפוצה של מספרי טלפון על פי בחירתכם.
בהודעת ההפצה, יופיע נוסח הזמנה בסיסי לאירוע שלכם ובנוסף לינק המקשר לאישורי ההגעה עבור האורחים.
הרעיון הוא להוריד מהכתפיים שלכם כמה שיותר התעסקות מיותרת בארגון האירוע - מבלי להתפשר על ייעול ופרקטיות. הודעות ההפצה למעשה חוסכות מכם את תהליך השליחה לאורחים ומעקב שוטף אחר תגובותיהם.
הודעות ההפצה יישלחו מטעמנו, במועד ושעה שיקבעו על מראש על ידיכם, לכל מספרי הטלפון שאליהם תרצו לשלוח את ההודעות על מנת שהאורחים יאשרו את הגעתם.
הודעות ההפצה הן כלי פשוט ויעיל למעקב על כמות האורחים שיגיעו לבסוף לאירוע שלכם - שאלה קריטית בארגון האירוע כולו.

כמה סבבים צריך לשלוח?  על מנת לקבל מספר סופי של מוזמנים שבכוונתם להגיע לאירוע באופן וודאי, נצטרך לשלוח את הודעות ההפצה במספר סבבים. אין חוקיות מוחלטת בנוגע לכמות הסבבים, אך לרוב - עד שרשימת המוזמנים שלכם תהיה מוכנה לחלוטין, נצטרך לשלוח בין 2 -3 סבבים סך הכול.

הכוונה, היא שנשלח את הסבב הראשון לכל רשימת המוזמנים שלכם - נאמר ומדובר בכמות של 350 אנשים סך הכל, הסבב הראשון יישלח לכולם. לאחר יום יומיים, נוכל להבין כמה אנשים מתוך הרשימה הזו אכן הגיבו שיגיעו לאירוע, או לא יגיעו. כך שהסבב השני, ישלח רק לרשימת האנשים שטרם הגיבו באישורי ההגעה.

לאחר שנקבל תגובות (מגיע או לא מגיע) מכל רשימת המוזמנים שלכם, נוכל לבצע סבב תזכורת - יום לפני האירוע. למעשה מדובר בהודעת תזכורת קלילה ונחמדה, שתזכיר לאורחים האהובים שלכם שהאירוע מתקיים מחר. זוגות רבים בוחרים לעשות סבב נוסף, יום לאחר האירוע - הסבב האחרון נקרא ״סבב תודה״, סבב שישלח לכל האורחים שנכחו באירוע המרגש שלכם, בהודעה נודה להם ששמחו בשמחתכם, מחווה מקסימה שתשאיר טעם טוב לכולם.

איך מתחילים? השלב הראשון, הוא לרכוש את שירות אישורי ההגעה שלנו.
על מנת שהאורחים שלכם יוכלו לאשר הגעה, נצטרך לבנות לכם לינק מיוחד שכולו שלכם, הלינק יכול להכיל סרטון הזמנה במידה ורכשתם אחד, או נוסח הזמנה קצר - בנוסף, יופיע קישור ל - Waze שינחה את המוזמנים שלכם כיצד להגיע עד לפתחו של האירוע שלכם.
בלינק, תופיע האופציה עבור האורחים למלא את פרטיהם ולאשר/ לא לאשר הגעתם לאירוע.
תוכלו לראות דוגמא ללינק לאישורי הגעה בלינק המצורף - לחצו כאן .

השלב הבא, יהיה ליצור את רשימת אנשי הקשר שלכם - למעשה מדובר ברשימת המוזמנים לאירוע שלכם! כל שנצטרך הוא שם ושם משפחה (לצורך מעקב וסדר) ומספר הטלפון שאליו תשלח הודעת ההפצה.
מכאן בעצם סיימתם את תפקידכם, אנחנו אלה שנתעסק בשליחת ההודעות, כל שנותר לכם לעשות הוא לעקוב אחר טבלת האקסל שלכם, שתתעדכן אוטומטית בכל פעם שאחד מן האורחים יגיבו בלינק שקיבלו. פשוט לא?

תתעסקו בלהתרגש ארגון האירוע הוא משימה מורכבת מאוד, כך שככל שתהיה לנו יותר התעסקות - כך נמצא את עצמנו פחות עסוקים בלהתרגש לקראת המאורע המרגש.
שירות הודעות ההפצה שלנו הגיע כדי לפתור את הבעיה הזו בדיוק, במקום שתבזבזו זמן יקר ותתקשרו למאות אנשים (משימה שיכולה לקחת מספר ימים!) כל שעליכם יהיה לעשות הוא להעביר לנו את רשימת המוזמנים שלכם.
אירועים חגיגיים שכאלו ראויים שניתן להם את הכבוד הראוי, ולהתרגש מהם זה לגמרי חלק מהחוויה!